6 ขั้นตอนในการทำไฟล์ PDF ที่ถูกต้อง

ปัจจุบันธุรกิจและองค์กรจำนวนมากมีความสนใจในการแปลง Microsoft Sharepoint เป็น PDF และ PDF archive processes ขณะที่ SharePoint เป็นโปรแกรมที่ใช้งานอยู่ในหลายธุรกิจและองค์กรเพื่อช่วยในการจัดการเนื้อหาและเพื่อการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก็ไม่มีความสามารถในการแปลงเอกสารเป็น PDF โดยอัตโนมัติเพื่อวัตถุประสงค์และจุดประสงค์ในการเก็บไฟล์ PDF อย่างไรก็ตามปัจจุบันมีโปรแกรมที่จะช่วยให้ธุรกิจและองค์กรสามารถแปลง Sharepoint เป็น PDF สำหรับจัดเก็บไฟล์ PDF ได้สำเร็จ ในคู่มือที่ครอบคลุมนี้คุณจะได้เรียนรู้ 6 ขั้นตอนพื้นฐานเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจหรือองค์กรของคุณกำลังทำเอกสาร PDF ที่ถูกต้อง

ความท้าทาย

ธุรกิจและองค์กรส่วนใหญ่ทั่วโลกมีอาคารที่ไม่ซ้ำกันหนึ่งแห่งหรือหลายแห่งที่พวกเขาวางประวัติที่สำคัญไว้ อย่างไรก็ตามอาจมีบางกรณีที่อาคารเหล่านี้ไม่สามารถเข้าถึงได้ เป็นผลให้ระเบียนที่เก็บอยู่ในสถานที่ส่วนกลางเหล่านี้ยังไม่สามารถเข้าถึงได้ เมื่อคำนึงถึงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบันและสภาพภูมิอากาศทางการเมืองธุรกิจและองค์กรต่างๆเริ่มเข้าสู่สถานที่จัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นลำดับความสำคัญสูง ในขณะที่หลายคนยังคงใช้คลังข้อมูลที่ใช้กระดาษส่วนใหญ่จะหันมาใช้วิธีการเก็บถาวรแบบอิเล็กทรอนิกส์เช่น Sharepoint to PDF archive techniques เทคนิคการจัดเก็บข้อมูลนี้ไม่เพียงช่วยในการรักษาความสม่ำเสมอในระดับสูง แต่ยังช่วยในการเพิ่มความสมบูรณ์โดยรวมของระเบียนที่เก็บไว้ มีความท้าทายมากมายที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดเก็บและเรียกค้นข้อมูลที่ใช้กระดาษ ขั้นตอนแรกในการทำไฟล์ PDF แบบถูกต้องคือทำความเข้าใจกับความท้าทายเหล่านี้และเพื่อเริ่มต้นกระบวนการแปลง SharePoint ไปเป็น PDF

ความต้องการเบื้องต้นของหอจดหมายเหตุ

ขั้นตอนถัดไปในการทำเอกสาร PDF แบบขวาคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีข้อกำหนดพื้นฐานเกี่ยวกับระบบจัดเก็บข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นวิธีการที่เพียงพอในการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญภายในธุรกิจหรือองค์กร แม้ว่าจะเป็นข้อเท็จจริงที่ทราบกันดีอยู่แล้วว่าเทคนิคการเก็บข้อมูล PDF แบบดิจิทัลมีความสามารถให้ธุรกิจและองค์กรที่มีระดับข้อมูลที่เชื่อถือได้เกี่ยวกับการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท และการตัดสินใจของ บริษัท นั้น แต่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษในโปรแกรมการจัดการที่ควบคุมการติดตาม Sharepoint เป็นกระบวนการ PDF และขั้นตอนการจัดเก็บไฟล์ PDF ขั้นพื้นฐาน ซึ่งหมายความว่าธุรกิจหรือองค์กรของคุณควรมุ่งเน้นที่จะสร้างนโยบายและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับ PDF และต้องนำไปปฏิบัติตามข้อกำหนดที่มั่นคงและชัดเจนเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับ บริษัท และมาตรฐานการเก็บข้อมูล นี่เป็นขั้นตอนที่สองและเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการจัดเก็บไฟล์ PDF แบบขวา

ความต้องการทางธุรกิจและกฎหมาย

ขั้นตอนที่สามในการทำคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะพิจารณาความต้องการทางธุรกิจและความต้องการทางกฎหมายของธุรกิจหรือองค์กรที่คุณเป็นตัวแทน ในขณะที่ธุรกิจหนึ่ง ๆ อาจสามารถเก็บ Sharepoint ไว้ในไฟล์ PDF ได้ธุรกิจอื่นอาจจำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมที่เก็บไว้ในไฟล์ PDF แต่ละไฟล์ที่บันทึกไว้เนื่องจากข้อกำหนดทางกฎหมายหรือลักษณะของธุรกิจที่พวกเขาดำเนินการ . เมื่อทราบความต้องการทางธุรกิจและความต้องการทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับประวัติของคุณแล้วคุณจะสามารถสร้างทีมประเมินผลที่จะรับผิดชอบต่อ SharePoint ไปเป็น PDF และกิจกรรมจัดเก็บ PDF ขั้นพื้นฐาน ทีมอาจรวมถึงผู้ตรวจสอบบัญชีพิเศษทนายความผู้สร้างเร็กคอร์ดผู้จัดการระเบียนผู้จัดเก็บเอกสารและผู้ใช้พิเศษ

ความเชื่อถือได้

ขั้นตอนที่สี่ในการทำคือเพื่อให้แน่ใจว่าระเบียนที่เก็บไว้มีความน่าเชื่อถืออย่างสม่ำเสมอ ไฟล์ Sharepoint แต่ละไฟล์ไปยังไฟล์ PDF ต้องมีเนื้อหาที่ละเอียดและแสดงถึงความถูกต้องในระดับสูง ไฟล์ PDF ต้องมีข้อมูลจากเอกสารที่ใช้หรือมีส่วนร่วมในการสร้างเร็กคอร์ดและต้องเกณฑ์รายละเอียดทุกอย่างจากบันทึกข้อมูลต้นฉบับ การออกจากรายละเอียดประเภทใด ๆ อาจส่งผลให้ไฟล์ที่เก็บถาวรกลายเป็นล้าสมัยหรือไม่ได้ผล บุคคลที่เกณฑ์เพื่อให้มั่นใจว่าน่าเชื่อถือควรมีความสามารถพิเศษสำหรับรายละเอียดและควรได้รับการจัดอย่างดี

ความถูกต้องและการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ห้าในการทำ Sharepoint เป็น PDF คือเพื่อให้แน่ใจว่าทีมงานอยู่ในสถานที่ที่มีความสามารถในการตรวจสอบความถูกต้องของระเบียนดังกล่าวและสามารถระบุการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเร็กคอร์ดเพื่อที่จะสามารถสร้างได้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ทำไมต้องมีการเปลี่ยนแปลงและผู้ที่เปลี่ยนแปลง โดยปกติจะทำโดยทีมผู้บริหารระเบียนที่ใช้โปรแกรมพิเศษที่เก็บ Sharepoint ไว้ในรูปแบบ PDF และ PDF

ความสมบูรณ์

ขั้นตอนที่หกและขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์และระเบียนที่ได้รับการบำรุงรักษามีระดับความสมบูรณ์สูงเป็นพิเศษ มีมาตรการหลายอย่างที่สามารถนำมาใช้เพื่อให้มั่นใจได้ถึงความสมบูรณ์ของระเบียนที่เก็บแบบดิจิทัลผ่านรูปแบบไฟล์ PDF ตัวอย่างของมาตรการเหล่านี้รวมถึง

This entry was posted in Files. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *